スマホを事務所の固定電話代わりに使用したら業務効率が上がるはず

スマホは急速的な進化を遂げており、今では私たちにとって欠かすことができないアイテムとなりました。そんなスマホを事務所の電話代わりにすることで、業務を効率化させることが期待できます。

当然ですが、どの会社も業務を効率化させたいでしょうし、できる限りコストを削減したいと考えているはずです。ここでは、スマホを事務所の電話代わりに使用するスマホ内線化について解説します。

余談ではありますが、電話回線がアナログ回線からIP網へ切り替わり、従来の通信方式での固定電話は廃止となっています。あくまで通信方式が変わるだけで電話番号が変わる事はありませんが、固定電話の連絡先番号に050等が増えてくるのではないかと予測されています。

次の章からスマホを使った業務効率アップに関する紹介をいたします。

スマホをビジネスフォンとして活用するスマホ内線化とは？

ビジネスフォンといえば、これまでは固定電話機をオフィスで使用するものというイメージがあったのではないでしょうか。それが、今ではスマホをビジネスフォンとして活用するケースが増えているのです。スマホをビジネスフォンとして活用するのが、「スマホ内線化」です。

スマホ内線化とは、スマホを従来の固定電話機の代わりにビジネス用電話として活用することです。

スマホアプリ、あるいはクラウドサービスを使用し、スマホを内線電話として利用することが可能です。現代社会において、もはやスマホはビジネスでも必要不可欠な存在となっています。

ですから、多くの会社でスマホ内線化は行われており、今後ますますスマホ内線化が増えていくことが予想されます。

スマホ内線化で業務の効率がアップ

スマホ内線化によって、業務の効率をアップさせられます。スマホをビジネスフォンとして活用することで、社内外の連絡をスムーズにできます。それにより、コミュニケーションの向上、業務の効率化を図れるのです。

また、スマホ内線化をすることで固定電話機が必要なくなり、コストの削減も期待できますし、オフィス内だけでなく、社外でも内線通話を使用することが可能になります。

従来のビジネスフォンと違って、場所に関係なくスマホ内線化でどこでも連絡が取り合えるといえるでしょう。そのことから、ここ数年で一気に需要が高まったテレワークへの対応も期待できるのがスマホ内線化なのです。

業務の効率化に欠かせないスマホ内線化は、現代社会に非常にマッチしているのではないでしょうか。

スマホ内線化の方法

スマホ内線化の方法として、以下が挙げられます。

クラウドPBXの導入

クラウドPBXを導入することで、スマホの内線化が可能です。クラウドPBXとは、簡単にいうとインターネット上に主装置を構築したシステムのことです。クラウドPBXの魅力は、導入にあたり工事が不要なことです。工事費用がかからないですし、すぐに導入できるのがクラウドPBX。最短で即日クラウドPBXを導入することが可能なため、スピード性に優れています。すぐにスマホ内線化をしたいという場合、クラウドPBXが良いかもしれません。

専用アダプタの導入

従来のビジネスフォンの主装置に専用アダプタを接続すれば、スマホの内線化が可能です。これならば、アダプタを設置するだけでスマホ内線化ができるため、工事も不要です。また、主装置をそのまま使用可能なことから、新たに購入する必要もなく、コスト面でも助かります。

しかし、機種によっては使用できない可能性もあるため、まずは販売業者に確認するのが良いでしょう。

FMCの利用

FMCとは、Fixed Mobile Convergenceの略称であり、子機としてIP電話にスマホを連携させるサービスのことです。FMCには、ドコモの「オフィスリンク」、KDDIの「ビジネスコールダイレクト」、ソフトバンクの「ConnecTalk（コネクトーク）」があります。FMCの利用により、社内にシステムを設置しなくてもスマホの内線化ができます。

ですが、異なるキャリアのスマホだと同時に使用できない点に注意が必要です。

スマホ内線化のメリット

スマホ内線化のメリットは、以下となります。

社外でも内線通話ができる

スマホ内線化のメリット1つ目は、「社外でも内線通話ができる」です。スマホ内線化により、03や06といった会社の固定電話番号を使用して発信できます。ですから、オフィスにいなくても顧客と連絡がスムーズに取れるのです。外線だと通話料金がかかりますが、内線だと通話料金が無料なのが魅力といえます。

コストを削減できる

スマホ内線化のメリット２つ目は、「コストを削減できる」です。スマホ内線化によって、ンニングコストを削減できます。社外にいる社員と無料で内線通話できますし、クラウドPBXやFMCだと工事費用もいらないため、コスト削減が可能となります。

業務の効率化につながる

スマホ内線化のメリット３つ目は、「業務の効率化につながる」です。スマホ内線化でどこでも連絡が取り合えるため、業務の効率化が期待できます。テレワーク、リモートワークにも適しているので、働き方の自由度が増すのもスマホ内線化の強みといえるでしょう。

スマホだけでなくパソコンも内線化が可能？

スマホだけでなく、パソコンでも内線化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。スマホだと手にずっと持っていなければなりませんし、パソコンのほうが使いやすいという方もきっと少なくないはずです。

パソコンでZoom会議をしたり、会話をしたりすることも可能ですし、パソコンだとスマホのようにずっと手に持っておく必要がありません。

ですから、パソコンを内線化してビジネスに活用したいと考えている方も多いでしょう。もちろん、パソコンの内線化は可能です。テレワークではパソコンが必須アイテムとなりますし、パソコン内線化でビジネスを行うのも賢いやり方です。

スマホ内線化に抵抗があるという場合には、パソコンの内線化も検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

ここまで、スマホを事務所の電話代わりに使用するスマホ内線化について解説しました。スマホの内線化により、業務の効率化が図れますし、コストの削減も期待できます。現代社会においてもスマホは必須アイテムですし、ビジネスにおいてもスマホ内線化の需要が高まっているのです。

業務の効率化やコストの削減をしたいという場合には、スマホ内線化を検討してみてはいかがでしょうか。スマホ内線化により、メリットを実感できる可能性が高いでしょう。