起業時に電話設備のコストを抑え利便性を向上させる方法について (中国地方)

起業時に電話設備に、ビジネスフォン（固定電話）でなくスマホの使用を考えることは、コスト削減と効率化の鍵です。本記事では、転送サービスの選択基準から、実際の活用方法、さらにはその課題と解決策まで、具体的な事例を交えながら解説します。

 

 スマホを活用した固定電話の革新

 

固定電話からスマホへの転送サービスは、ビジネスの運営をより柔軟にし、テレワークや外出時の通話対応を効率化します。最終的にすべてスマホで代替した方がメリットが大きいのですが、まず最初は、固定電話をスマホへ転送することから説明を始めます。

 

固定電話の転送サービスの基礎  

 

固定電話の転送サービスは、ビジネスの通話管理に革新をもたらします。このサービスには主に二つのタイプ、「無条件転送」と「無応答時転送」があります。

 

無条件転送は、着信を事前に指定した番号へ直接転送する機能で、留守中でも重要な通話を逃さないようにします。原則として、サービス利用時には切替のオン・オフ操作が発生します。

 

一方、無応答時転送は、一定のコール回数（たとえば5コール）後に転送する設定で、出社しない日でもビジネスチャンスを逃しません。切替作業も必要ありません。

 

これらのサービスは、特にリモートワークや外出が多いビジネスパーソンにとって、業務の柔軟性を高めるだけでなく、顧客満足度の向上にも繋がります。転送サービスを活用することで、どこにいてもビジネスの連続性を保ちながら、効率的なコミュニケーションが実現可能になります。

 

ビジネスにおける転送サービスのメリット  

 

固定電話の転送サービスは、ビジネス運営に多面的なメリットをもたらします。テレワークやリモートワークの普及により、従業員がオフィス外で働くことが増えています。このような状況で、固定電話の転送サービスを活用することで、オフィスにいない従業員も会社からの着信を直接受け取れるようになります。これにより、電話対応に必要な出社の回数を減らすことができ、従業員の柔軟な働き方を支援します。

 

また、転送サービスは顧客サービスの質の向上にも貢献します。外出中やリモートワーキング時でも、大切な顧客からの電話を直接受けることができれば、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上に繋がります。さらに、転送サービスを利用することで、伝言の取り違えや取次ぎミスを減少させることができ、コミュニケーションの質を高めることが可能です。

 

転送サービスを利用することで、ビジネスの機動性が高まります。外出中でも、会議中でも、どんな場所からでも会社の電話に対応できるため、ビジネスチャンスを逃すことなく、顧客との関係を強化することができます。また、転送サービスはコスト削減にも寄与します。従業員をオフィスに待機させる必要が減少するため、交通費やオフィス運営コストの削減にも繋がるのです。

 

固定電話をスマホに転送する具体的方法

 

固定電話をスマホに転送する方法のうち、代表的なものを紹介します。具体的には、通信キャリアのサービスと、クラウドPBXについて説明します。

 

通信キャリアの転送サービス  

 

通信キャリアの転送サービス利用により、通話料金の削減、テレワークのサポート、外出中でもビジネスチャンスを逃さないための柔軟な対応を可能にします。各社が提供する固定電話の転送サービスの概要は、以下のとおりです。

 

・NTT（東日本・西日本）

ボイスワープ: 固定電話から携帯電話への転送サービス。住宅用と事務用で料金プランが異なります。

ひかり電話ボイスワープ: ひかり電話利用者向けの転送サービス。クリアな通話品質が特徴です。

 

・ソフトバンク

多機能転送サービス: ソフトバンクの固定電話から携帯電話への転送を含む、複数の転送オプションを提供しています。

 

・KDDI（au）

着信転送: auの固定電話サービス（auひかり電話）利用者向けの転送サービス。家庭用と事業用で利用可能です。

 

（注）固定電話の転送サービスのメリットを100％享受するためには、法人携帯の契約も一社に統一することが推奨されます。

 

クラウドPBXとその利用法  

 

クラウドPBXは、従来の物理的なPBX（Private Branch Exchange、構内交換機）システムをクラウド上で実現したサービスです。この技術を利用することで、企業は外線通話、内線通話、通話転送、保留、会議通話などの機能をインターネット経由で利用できます。特に、固定電話をスマホに転送する場合、クラウドPBXは大きな役割を果たします。従業員はどこにいても、会社の電話番号を通じて通話を受けたり発信したりすることができるため、リモートワークやテレワークのサポートに非常に効果的です。

 

クラウドPBXの最大のメリットは、物理的な交換機の設置やメンテナンスが不要である点にあります。これにより初期費用や運用コストを大幅に削減できます。また、スマホやPC、タブレットなどのデバイスを内線電話として利用できるため、場所を選ばずにビジネスコミュニケーションが可能になります。さらに、クラウドPBXサービスはスケーラビリティに優れており、ビジネスの成長に合わせて容易に拡張することができる点も大きな利点です。

 

転送サービスの選択肢とその検討ポイント

 

転送サービスを選択する際には、コスト、機能性、導入のしやすさなど、複数のポイントを検討する必要があります。この章では、それらの選択肢と重要な検討ポイントについて解説します。

 

転送サービスの選択基準  

 

転送サービスを選択する際の基準は、ビジネスの運営スタイルや通話の頻度、予算に大きく左右されます。まず、コストパフォーマンスを重視する場合、月額料金や通話料金が低価格であるサービスの選択が優先されます。次に、サービスの機能性も重要な選択基準です。具体的には、無条件転送や無応答時転送など、必要な転送オプションが提供されているかどうか、また、転送設定の柔軟性や利便性も考慮する必要があります。

 

加えて、導入のしやすさも選択基準の一つです。設定や管理が簡単で、迅速に導入できるサービスは、特にスタートアップや小規模ビジネスにとって有利です。さらに、サポート体制の充実度も確認すべきポイントです。万が一のトラブルや疑問点に対して、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかは、サービス運用の安定性に直結します。

 

課題と解決策  

 

転送サービスの導入には、業務が一部の従業員に偏る、発信者の特定が難しい、会社の番号での折り返しができない、電話の取り次ぎができない、着信を受ける側の通話料が無料ではないなど、いくつかの課題が存在します。これらの課題への対応として、転送される電話の量を管理し、負担が一人に集中しないようにする工夫が必要です。例えば、複数の転送先を設定して業務を分散させる、発信者IDを利用して発信者を事前に識別する機能のあるサービスを選択するなどがあります。

 

また、クラウドPBXを利用することで、折り返し時に会社の番号を表示させる、電話の取り次ぎを可能にするなどの機能を実現できます。最近は、携帯電話番号からの着信には対応しない顧客も増えており、固定電話番号の表示は考慮すべき事項です。

 

まとめ

 

起業に際して、固定電話の代わりにクラウド電話システムを導入することは、事務所を持たない柔軟なビジネススタイルを実現する鍵です。弊社ではMOT/TELのサービスについてデモンストレーションを提供しており、実際の運用方法を試すことが可能です。これからのビジネス運営において、新しい通信手段を検討し、ご不明な点はぜひお問い合わせください。