なぜタイムカードは電子化したほうがいいの？効率があがる勤怠アプリの選び方も解説

ビジネスフォン業界で革新的な「クラウド電話（PBX）」を、中国エリア（広島・岡山・山口・島根・鳥取）、四国エリア（愛媛・香川・徳島・高知）にて地域に密着したサービス提供している【モッテル中四国】です。

 

電話に関する業務を効率化させるために、日々情報を追いかけている編集部のブログです。ぜひご覧になっている方々のお役に立てればと考えておりますので、最後までご覧ください。

 

さて、給与のベースアップや、少子高齢化などで人材の確保がむずかしくなる中、いかに貴重な人材を重要な仕事に割り当てられるかが問われる時代です。そのような時代の中で、今後DX化はコスト削減の鍵となります。

 

今まさに、DX化を検討している方もいるでしょう。

 

この記事ではこれからDX化を進めようと考えている方へ、タイムカードの電子化のメリットと効率があがる勤怠アプリの選び方を解説します。DX化の第1歩として参考にしてください。

 

なぜタイムカードは電子化したほうがいいの？

 

なぜタイムカードは電子化したほうがいいのか？それは、大幅に作業効率があがり、かつ正確な処理ができるからです。

 

タイムカードを電子化するメリットは次の5つが挙げられます。

 

1. システムの連携により給与計算から会計の仕分け登録まで一元管理ができる
2. 自動計算などによる人的コストの削減
3. 人為的ミスの軽減や不正の防止
4. 法律の改正時にアプリのバージョンアップで的確に対応できる
5. ペーパーレス化による保管場所の削減

 

勤怠管理を紙で行うと、紙で打刻した勤務表をもとに、給与を計算し、それをさらに会計ソフトに仕分登録する一連の作業が必要です。

 

使用する勤怠アプリによっては、給与計算ソフトや会計ソフトに連携できるため一連の流れを一元管理できます。

 

また、給与ソフトや会計ソフトに連携できれば、自動計算機能や自動仕訳登録機能が利用できるので、計算ミスなどの人為的ミスも防止できます。

 

クラウド型のソフトを使えば、法律の改正時にもすぐにアップデート対応してくれるので、安心して作業ができるのも特徴です。

 

クラウド型の場合、保管場所もクラウドサーバー上で行えるので、保管場所の削減にもつながります。

 

データがクラウドサーバー上にあるので、検索機能を使えばすぐにデータを活用でき、探す手間もかかりません。

 

これらの理由からタイムカードは電子化することをおすすめします。

 

勤怠アプリの種類

 

勤怠アプリには大きく分けて3種類のアプリがあります。

 

・タイムレコーダー型

・多機能型

・業務連携型

 

タイムレコーダー型は、タブレットやアプリを設置して打刻するタイプの勤怠アプリです。シンプルで使いやすいので、機械が苦手な従業員が多くいる職場に向いています。

 

多機能型は、打刻だけでなくシフトの管理や休暇申請、打刻忘れ防止のアラーム設定などいろいろな機能がついた勤怠アプリです。
タイムレコーダー型が設置場所でしか打刻できないのに対し、従業員のスマホでも打刻できるので、勤務場所が野外であったり、業務によって変更がある従業員の勤怠管理にも向いています。

 

業務連携型は、給与計算ソフトなどと連携できる勤怠アプリです。

 

給与計算ソフトと連携できるので、インポートなどの手間を省いて給与の自動計算ができたり、データの一元管理ができるなど事務作業の効率化に向いています。

 

作業効率があがる勤怠アプリの選び方

 

作業効率があがる勤怠アプリは、業務連携型がおすすめです。

 

なぜなら、給与計算ソフトや会計ソフトと連携できるからです。

 

業務連携型もいろいろありますが、普段使用している給与計算ソフトや会計ソフトと同じシリーズの勤怠アプリを選びましょう。

 

なぜなら、給与計算ソフトや会計ソフトと違うシリーズの勤怠アプリを導入すると、データを取り込む際の手間がかかったり、連携ができず結局手作業が増えてしまうためです。

 

会計ソフトまで連携していると仕分登録も自動的に完了できるものもあるため、作業効率が格段にあがります。

 

また、同じシリーズの給与計算ソフトや会計ソフトを利用していると、自動連携が利用できるためオンライン秘書など事務業務を外注する際にも丸投げしやすく便利です。

まずは、すでに利用している給与計算ソフトや会計ソフトと同じシリーズの勤怠アプリを試してみましょう。

 

勤怠アプリの注意点

 

勤怠アプリの注意点は大きく3つあります。

 

1. 連動する給与計算ソフトや会計ソフトとは別料金のものがある
2. システムが会社の勤務形態にそった打刻ができない場合がある
3. エラーなどがあった際にサポートが有料の場合がある

 

作業効率があがる勤怠アプリの選び方で、給与計算ソフトや会計ソフトと同じシリーズを選ぶとお伝えしましたが、勤怠アプリが別料金であるものも多いです。

 

特にクラウドタイプのアプリは月額料金となるので、電子化の予算がどのくらいを見込んでいるのか確認してから契約しましょう。

 

確認の際、サポート料金も別料金となるかも合わせて確認するとよいでしょう。

 

また、勤怠アプリによっては会社の勤務形態にそった打刻ができない場合があります。

 

勤怠アプリを契約する際は、無料お試し期間などを利用して会社の勤務形態にそった打刻ができるか確認しましょう。

 

まとめ

勤怠アプリを電子化すると、作業効率が大幅にアップするほか、人為的ミスや不正の防止、法律改正時の的確な対応など、事務作業において大きなメリットがあります。

 

人的コストを削減するためにもタイムカードを電子化しましょう。

 

また、勤怠アプリの選び方は、給与計算ソフトや会計ソフトと同じシリーズを使うと一元管理ができるほか、インポートなどの手間も省けて便利です。

 

ただし、ソフトによっては別料金であったり、会社の勤務形態の打刻ができないこともあるので、まずは無料お試し期間などで確認してから契約しましょう。

 

最後に

 

私たち【モッテル中四国】なら、アプリ型のタイムカードを利用できます。それだけではなく、コミュニケーションツールであるアプリ型のチャットシステムもクラウド電話サービスも利用可能です。

 

やがて後から全てを導入しようとすると後付けで費用がかかる場合があるので、最初から同時に使えるモッテルをお試しいただくのはいかがでしょうか。