クラウド電話と連動した電話代行サービス -転送・取次料金が無料-【中国地方・四国版】

1.柔軟な電話対応が可能なクラウドPBX「MOT/TEL」

クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンに代わる会社の電話サービスです。ビジネスフォン（固定電話機）のどの端末へ着信させるか？どの番号を使って発信するか？等を統括して制御する機械（PBX）をクラウド上に用意し、インターネットを介して各端末が電話の受発信などを行います。

この際、利用する端末は固定の電話機だけでなく、スマホやパソコンといった端末も専用のアプリやソフトをインストールして設定することで利用が可能になる点がポイントです。

インターネットを介して利用する為、利用する場所の制約がなくインターネットの繋がる場所であればどこでも会社番号を使った受発信をスマホ・パソコンで行うことができます。

昨今多く導入されている在宅勤務などの「テレワーク」とも非常に相性が良いサービスとなっています。

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2.業務を効率化する機能も

スマホ・パソコンから単に会社番号を使った受発信を一律で行ってしまうと実際の業務では不便な点があります。例えば代表番号にかかってきた電話を全社員のスマホ・パソコンへ着信させると外出中の営業の方や普段は電話を取らない役職者など煩わしく感じるでしょう。MOT/TELでは、番号毎に鳴動させる端末をあらかじめ決めておくことができます。

電話をよく取る内勤の方や在宅勤務中の社員・部署などを設定することでスムーズな電話対応が可能になります。

また、代表番号1つでも鳴動させる端末を切り替える機能がIVR機能（※1.）です。

IVR機能は着信時に「◯◯の方は1を、××の方は2を押してください」のようなアナウンスを流し、お客様がプッシュした番号によって鳴動させる端末を切り替えることが可能です。無駄な電話取次を削減することができます。

※1.　オプションです。

3.電話対応は業務の妨げになる

一般企業の電話を比較的取る方でも電話対応だけに集中することは出来ません。普段の業務にプラスして電話対応を行っている方がほとんどですので、電話対応が増えれば増えるほど普段の業務は溜まってしまいます。

電話対応の中には、顧客や取引先からの必要な連絡ばかりではなく営業電話など不要な電話もあります。営業電話を行っている方も受注などにつなげる為、簡単に電話を切ってくれる方ばかりではなく対応に時間がかかることも少なくありません。そのような際に効果があるサービスが電話代行です。

電話代行とは、企業にかかってきた電話を電話代行会社が代行して対応し、情報をメール等で伝達するサービスです。

4.クラウドPBXと電話代行を合わせて活用

従来のビジネスフォン・電話代行サービスは共にデメリットもありました。

固定電話では、利用出来る場所の制約がありクラウドPBXに変更することで場所の制約がなくなりました。しかし、場所の制約がなくなった為に電話対応にかかる負担増にも繋がります。

また、従来の電話代行では、会社の電話を代行会社へ転送（ボイスワープ）する際の料金が発生してしまいます。さらに、折り返し対応になるのでお客様が不在・外出中などタイミングによっては時間がかかってしまいます。

しかし、クラウドPBX「MOT/TEL」と連携した電話代行なら上記の課題を解決できます。

自分たちで対応する電話と電話代行に対応してもらう電話を事前に分けることができます。

あらかじめ電話帳に取引先や顧客を登録しておくことで、発信者が登録済みの者であれば自分たち、登録していない者からの発信の場合、電話代行を使用と自動で切り替えが可能です。自動切り替えにより、営業電話などの不要な電話対応を0にすることができます。

電話代行側で受けた電話を直接担当へ取次することも出来ますが、取次可能な時間帯を事前に管理画面にて個人毎に設定可能な為、折り返しのタイムラグも削減することができます。
また、電話代行とMOT/TELが連携しており転送（ボイスワープ）を使用せずに電話代行側で電話を受けることができるので転送費用が発生しません。

担当者へ取次ぎする際も内線転送なので通話料等が不要なので費用の削減が可能になっています。