企業の電話システムは、ビジネスの変化とともに進化してきました。従来型のビジネスフォンは多くの企業で活用されてきましたが、働き方の多様化に伴い、新たな課題も見えてきています。

　

この記事では、ビジネスフォンの基礎知識から、近年注目され導入数やネット検索数もどんどん増えている【クラウドPBX】まで、企業の電話システムについて整理してお伝えします。

　

【おさらい】ビジネスフォンとは？基本的な仕組み

　

ビジネスフォンは、1つの電話回線を複数の社員で共有し、内線通話や保留転送などを行うための法人向け電話システムです。

　

主な特徴

外線共有
限られた回線数で複数の電話機を運用できます。例えば3回線で10台の電話機を使用するといった効率的な運用が可能です。

　

内線通話
社内の電話機同士であれば、通話料金がかかりません。部署間の連絡や電話の取次ぎがスムーズに行えます。

　

保留・転送機能
かかってきた電話を一時的に保留し、適切な担当者に転送できます。

　

従来型のビジネスフォンは、主装置（PBX）と呼ばれる交換機をオフィスに設置し、そこから各電話機に配線を繋ぐ構成が一般的でした。

　

従来型ビジネスフォンの課題

　

時代の変化とともに、従来型のシステムにはいくつかの課題が見えてきています。

　

1. 初期投資の負担

主装置の購入、専用電話機の調達、電話工事など、導入時にはまとまった費用が必要です。20台規模のオフィスでは、初期費用だけで100万円を超えるケースも珍しくありません。

　

2. 場所の制約

オフィスに設置された固定電話でしか利用できないため、外出先や自宅からの対応が難しくなります。テレワークが一般的になった現在、この制約は大きな課題となっています。

　

3. 保守・管理コスト

経年劣化による故障のリスクがあり、修理や部品交換に費用がかかります。特に10年以上使用している場合、メーカーのサポートが終了していることもあります。

　

4. 拡張性の問題

社員の増加や組織変更のたびに電話工事が必要になり、時間とコストがかかります。主装置の収容台数に上限があることも、成長企業にとっては制約となります。

　

5. 拠点間通話のコスト

複数の拠点がある企業では、拠点間の電話が外線扱いとなり、通話料金が発生します。本社と支店間で頻繁に連絡を取る場合、通信費が膨らむ要因になります。

　

クラウドPBXという新しい選択肢

　

　

こうした課題に対する解決策として、クラウドPBXが注目されています。

　

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、従来オフィスに設置していた主装置の機能を、インターネット上のクラウドサーバーで提供するサービスです。

　

インターネット環境があれば、スマートフォン、パソコン、IP電話機など、様々な端末でビジネスフォン機能を利用できます。

　

主な特徴

場所を選ばない利用
オフィス、自宅、外出先など、どこからでも会社の代表番号で受発信が可能です。

　

初期費用の軽減
主装置の購入や電話工事がほとんど不要なため、初期投資を抑えられます。

　

柔軟な拡張性
管理画面から設定を変更するだけで、内線の追加や機能の変更が可能です。電話工事を手配する必要がありません。

　

拠点間の通話コスト削減
複数拠点を持つ企業では、拠点間の通話を内線扱いにできるため、通話料金を削減できる可能性があります。

　

比較のポイント

　

それぞれの方式には特徴があり、企業の状況によって適したシステムは異なります。

　

コスト面

従来型ビジネスフォン

・初期費用：高額（主装置・電話機・工事費）

・月額費用：リース料や保守料

・通話料：通常の電話料金

　

クラウドPBX

・初期費用：比較的低額（工事不要）

・月額費用：サービス利用料

・通話料：サービスにより異なる

　

機能面

両方式とも基本的なビジネスフォン機能（内線通話、保留転送など）は備えています。クラウドPBXでは、追加機能として以下の５点のような機能が利用できる場合があります。

　

１．スマートフォンでの内線化

２．自動音声案内（IVR）連動可能

３．通話録音

４．顧客管理システムとの連携（CTI）

５．統計分析機能

　

導入を検討する際のチェックポイント

　

　

1. 通話品質の確認

ビジネスでは通話品質が重要です。可能であれば試用期間を利用して、実際の業務で使用してみることをおすすめします。

　

2. 料金体系の理解

月額料金だけでなく、初期費用、通話料、オプション料金など、総額で比較することが大切です。

　

3. サポート体制

導入時のサポートや、トラブル発生時の対応体制を確認しておきましょう。

　

4. 既存番号の引き継ぎ

現在使用している電話番号を継続利用できるかどうかは、重要な確認事項です。

　

5. セキュリティ対策

通話内容の暗号化やデータ管理など、セキュリティ対策について確認することも大切です。

　

よくある質問

　

Q. 音質は固定電話と比べてどうですか？
A. インターネット回線の品質に依存します。光回線などの安定した環境であれば、通常の業務使用には問題ないレベルの音質が期待できます。

　

Q. 導入までの期間はどのくらいですか？
A. サービスにより異なりますが、新規番号の場合は数日から2週間程度、既存番号の引き継ぎ（番号ポータビリティ）を行う場合は1〜2ヶ月程度が目安です。

　

Q. インターネットが止まったらどうなりますか？
A. インターネット接続が必要なため、回線障害時は影響を受けます。バックアップ回線の準備など、事前の対策を検討しておくことが望ましいでしょう。

　

Q. ITに詳しくなくても使えますか？
A. 多くのサービスでは、設定済みの機器を提供したり、導入サポートを行っているため、専門知識がなくても利用できるよう配慮されています。

　

まとめ

　

企業の電話システムは、ビジネス環境の変化に合わせて進化してきました。

従来型のビジネスフォンは、多くの企業で長年活用されてきた実績のあるシステムです。一方で、働き方の多様化やコスト意識の高まりから、クラウドPBXという新しい選択肢も広がっています。

　

どちらが適しているかは、企業の規模、業種、働き方、予算など、様々な要素によって変わります。

　

検討のヒント

• □現在の電話システムで困っていることは何か
• □今後の事業計画（拠点展開、人員増加など）
• □働き方の方針（リモートワーク、フリーアドレスなど）
• □予算の制約

　

これらを整理した上で、複数のサービスを比較検討することで、自社に適したシステムが見えてくるでしょう。

　

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