【完全ガイド】ビジネスフォン・コピー機のリプレイスはいつすべき?プロが教える最適なタイミング
オフィスで使っているビジネスフォンやコピー機のリプレイスは、一般的に導入から5年前後がベストタイミングです。ただし、ケースバイケースで判断すべき要素も多く、機器の状態や業務への影響を見極めることが何より重要になります。
リプレイスとは、簡単に言えば「古くなった機器やシステムを新しいものに入れ替える作業」のことです。英語の「replace(置き換える)」が語源で、IT業界やオフィス業界でよく使われる言葉なんです。
たとえば、会社で使っているコピー機が故障しやすくなったとき、同じ機能の新しいコピー機に交換するのがリプレイス。ビジネスフォンが古くなって、最新の機能を持った新しいビジネスフォンシステムに入れ替えるのもリプレイスです。
リプレイスという言葉は、単なる「故障したから買い替え」という意味ではなく、計画的にシステム全体を刷新するという戦略的な意味合いも含んでいます。だからこそ、リプレイスのタイミングを見極めることが、企業の業務効率や経済性に大きく影響するのです。
リプレイスを実施する目的は、主に以下の5つがあります。
ビジネスフォンやコピー機は、使い続けるうちにどうしても性能が落ちてきます。コピー機なら印刷速度が遅くなったり、ビジネスフォンなら音質が悪くなったり。リプレイスによって、こうしたパフォーマンスの低下を解決し、スムーズな業務環境を取り戻すことができます。
国税庁の定める耐用年数では、コピー機などのOA機器は5年、電話設備も6年とされています。この年数を超えると、故障のリスクが高まるだけでなく、メーカーのサポートも終了する可能性があります。リプレイスを計画的に行うことで、突然の故障による業務停止を防げます。
特にビジネスフォンのような通信機器では、古いシステムはセキュリティの脆弱性を抱えている可能性があります。リプレイスによって最新のセキュリティ対策が施された機器に入れ替えることで、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
古い機器は、修理部品の入手が難しくなったり、対応できる技術者が減ったりします。リプレイスを先延ばしにすると、いざ故障したときに「修理ができない」という事態に陥りかねません。
最新のコピー機にはクラウド連携機能が、最新のビジネスフォンにはスマホ連携やテレワーク対応機能が搭載されています。リプレイスは、こうした新技術を取り入れて業務効率を向上させる絶好の機会でもあります。
リプレイスのタイミングは、実はケースバイケースで判断すべき要素がたくさんあります。以下のチェックリストで、あなたの会社の機器がリプレイス時期かどうか確認してみましょう。
もしも当てはまる事項があれば、リプレイスを優先事項のレベルを上げて、前向きにご検討される事が良いでしょう。
ビジネスフォンのリプレイスは、特に慎重な判断が求められます。なぜなら、電話は業務の生命線だからです。
ベストタイミング:導入から5〜6年後
ビジネスフォンの多くは、導入から5〜6年でメーカーのサポート期限を迎えます。このタイミングでリプレイスを行うのが最も理想的です。ケースバイケースではありますが、以下のような状況なら前倒しでリプレイスを検討すべきでしょう。
逆に、導入から3年程度で特に問題がなければ、無理にリプレイスする必要はありません。ただし、リプレイス計画は早めに立てておくことをおすすめします。
コピー機のリプレイスは、使用頻度や印刷枚数によってタイミングが大きく変わります。
ベストタイミング:導入から4〜5年後、または総印刷枚数が100万枚を超えたとき
コピー機は、リプレイスのタイミングが特にケースバイケースです。高頻度で使用している企業なら3年でリプレイスが必要になることもあれば、使用頻度の低い企業なら7年使えることもあります。
以下の症状が出たら、リプレイスを真剣に検討すべきサインです:
特に、リースでコピー機を導入している場合は、リース期間が終了する5年のタイミングでリプレイスするのが最も経済的です。
リプレイスを計画的に進めることで、業務への影響を最小限に抑えられます。
まず、現在使っている機器の問題点を洗い出します。「印刷速度が遅い」「セキュリティに不安がある」など、具体的な課題をリストアップしましょう。リプレイス後に何を改善したいのか、明確にすることが重要です。
リプレイスには費用と時間がかかります。新機器の導入費用、古い機器の撤去費用、データ移行費用などを見積もり、予算を確保します。また、業務に支障が出ない時期(長期休暇前など)を選んでスケジュールを組みましょう。
複数のメーカーや業者から見積もりを取り、比較検討します。このとき、「リプレイスを業者に丸投げ」するのではなく、自社の要望をしっかり伝えることが大切です。リプレイスは、業者と二人三脚で進めるものだと心得ましょう。
特に大規模なリプレイスの場合は、事前にリハーサルを行います。データ移行がスムーズにできるか、新機器の操作方法は問題ないかなど、本番前に確認することでトラブルを防げます。ここでは、いざ導入した際にどうなのかをお試しできる無料デモンストレーション等が効果的でしょう。
計画通りにリプレイスを実行します。完了後は、従業員からフィードバックを集め、必要に応じて設定の調整や追加研修を行います。リプレイス後の改善こそが、成功の鍵なのです。
ビジネスフォンやコピー機のリプレイスは、導入から5年前後が標準的なタイミングです。しかし、この記事で何度も強調してきたように、リプレイスのタイミングはケースバイケースです。
機器の使用頻度、故障の頻度、業務への影響度、メーカーサポートの状況など、さまざまな要素を総合的に判断する必要があります。リプレイスを先延ばしにすると、突然の故障で業務が止まったり、修理費用がかさんだりするリスクがあります。
一方で、必要以上に早くリプレイスしても、コストの無駄になってしまいます。大切なのは、自社の状況を正確に把握し、計画的にリプレイスを進めることです。
「そろそろリプレイスの時期かな?」と感じたら、まずは現在使っている機器の状態をチェックし、この記事のチェックリストを参考に判断してみてください。適切なタイミングでのリプレイスは、業務効率の向上、コスト削減、そして従業員の働きやすさにつながります。
リプレイスという言葉になじみがなかった方も、これで安心してリプレイス計画を立てられるはずです。ケースバイケースで最適な判断をして、あなたの会社に最適なリプレイスのタイミングを見極めてくださいね。
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