【サロン・エステ】での「交換機・ＰＢＸ・ビジネスフォン」の使い道とは？

 

どうも！９月になると仮装の気分がグツグツと湧き上がってくるモッテル編集部です！今年もいつもお世話になっているサロンへ行って仮装力に磨きをかけようと思います。

 

さて、とつぜんですがサロンやエステを開業したいけれど、施術のマシン以外に何を用意したらいいのかな？と悩んでいませんか？サロンやエステを開業する際に重要な事務機器の1つとして、交換機・ＰＢＸ・ビジネスフォンがあげられます。なぜなら、交換機・PBX・ビジネスフォンはお客様からの予約受付やお問い合わせをスムーズに行う電話のシステムだからです。

 

交換機・PBX・ビジネスフォンは一般的に電話交換機と呼ばれています。この記事では、サロンやエステを開業する前に準備しておきたい電話交換機について説明します。電話交換機の使い道を知ることで、お客様と円滑なコミュニケーションを図れます。

 

サロンやエステを開業する前に準備しておきたい電話交換機とは？

 

サロンやエステを開業する前に準備しておきたい電話交換機とは、電話をかけた際に自分と相手をつなぐ仕組みのことです。たとえば、お客様が店舗に電話をかけた際、お客様と店舗で会話ができるように電話がつながります。

 

単純に電話をつなぐ場合には家庭用の電話機でもできますが、内線や録音などの機能を使う場合には、PBXやビジネスフォンの設置が必要です。

 

企業や店舗では、社員同士やお客様との円滑なコミュニケーションを取るためにPBXやビジネスフォンなどの電話交換機が導入されています。

 

電話交換機はどんな時に使う？

 

電話交換機には主に次のような機能があります。

 

⇒発進時の電話番号・電話回線が選べる

⇒着信時の電話番号で電話回線を振り分ける

⇒スタッフ同士の電話をつなぐ内線電話機能が使える

⇒不在時に別の電話に転送したり、かかってきた電話を保留できる

⇒保留した電話を電話交換機内の好きな電話機ででられる

 

電話交換機の機能には次のような使用例があります。

1. お客様からの予約電話があった際に、予約受け付け窓口に電話がかかるように設定できる
2. 予約の空きを確認する際に、電話を保留できる
3. 休憩室などにいる担当スタッフに電話を転送できる
4. 店舗からお客様に電話する際に発信用の電話番号を指定して発信できる

 

このほかにも別の店舗があった場合に、電話交換機を別店舗に置くことでスタッフ同士が内線でコミュニケーションを取ることもできます。

 

意外に簡単！電話交換機の電話の使い方

 

電話交換機の電話は一見複雑そうに見えますが、4つの基本操作を覚えるだけで簡単に利用できます。

 

⇒お客様や取引先に電話をかける時は、「外線ボタン」か数字の「0」ボタンを押して電話をかける

⇒店内の別室や別店舗の電話にかける時は、受話器をあげて内線番号の数字を押すか、「内線ボタン」を押して内線番号の数字を押す

⇒保留する場合は保留ボタンを押す

⇒お客様や取引先の電話を、別室や別店舗の電話に転送したいときは、まず保留を押し、転送したい内線番号の数字を押して担当者に電話をつなぎ、転送ボタンを押す

 

電話交換機の電話を使ったことがない人は、操作方法を電話に貼っておき練習しましょう。

 

PBXとビジネスフォンはどちらを選べばいいの？

 

PBXとビジネスフォンはどちらも電話交換機です。PBXとビジネスフォンにはそれぞれ特徴があります。まずは、どういうシチュエーションで電話を使うかを整理しましょう。

 

PBXとビジネスフォンの違いは主に次のようなものがあげられます。

 

⇒PBXはビジネスフォンより電話機の設置台数が多い

⇒PBXは別店舗や別フロアへ内線の接続ができる

⇒ビジネスフォンはお客様や取引先からの外線通話音声を録音できる

⇒ビジネスフォンはPBXよりコストが低い

 

PBXとビジネスフォンの特徴から、別店舗や別フロアで内線をつなぎたいならPBX、お客様からの通話の録音など外線からの対応を重視したいならビジネスフォンがおすすめです。サロンやエステでは、お客様からのお問い合わせや予約の電話が主な使用用途と想定されるので、ビジネスフォン向きだといえるでしょう。

 

電話交換機の導入方法

 

電話交換機の導入方法は、次の手順で行います。

 

1. 電話回線を導入する
2. 電話交換機用の電話機を用意する
3. 電話交換機の装置を設置する
4. 電話交換機と電話回線を接続する工事をおこなう
5. 専門業者に電話交換機などの設定を依頼する

 

電話交換機は、店舗ごとに電話交換機用の装置を設置する必要があります。

 

現在では、クラウドPBXという月額料金を払うだけで電話交換機を設置しなくてもネット上で利用できるものもあります。

 

クラウドPBXは、低コストで電話交換機の管理もおこなってくれるシステムです。

 

しかしクラウドPBXはスマートフォンを利用したものが多く、お客様からの電話よりもスタッフ同士のやり取りに向いているシステムです。

 

また、インターネット経由で通話をおこなうため、ネット環境によっては通話音質が悪くお客様の心証が悪くなってしまう可能性があります。

 

お客様に安心して電話してもらえるよう、固定電話を利用した電話交換機を利用しましょう。

 

また、電話交換機の設置には専門的な知識が必要です。

 

時間軽減のためにも、専門業者に依頼するとよいでしょう。そんな時は、ぜひわれわれにご相談くださいね。

 

電話交換機を導入してお客様の負担を減らそう

 

交換機・PBX・ビジネスフォンなどの電話交換機は、お客様の電話を別の電話へ転送したり、通話を録音できるなど、サロンやエステで重要な事務機器です。

 

お問い合わせや予約の電話はスマートフォンから行われることも多く、通話料を気にするお客様もいます。

 

電話交換機を導入することで、通話中の時間短縮につながりお客様の通話料も抑えられます。

 

お客様に安心して電話してもらえるよう、電話交換機を利用しましょう。

まとめ

サロンやエステをこれから開業しようとしている方向けに、交換機・PBX・ビジネスフォンについてご紹介をいたしました。ぜひ参考にしていただき、「うちには必要だ」と感じていただけましたら、ご連絡をいただければしっかりと最後まで先ずはご説明させていただきます。

何はともあれ情報収集をされる際に、当社宛てにお問合せいただければ幸いです。