クラウドPBXを使ってテレワークをやってみて感じたメリット・デメリット【中国地方・四国版】

1.クラウドPBXの仕組み

まず初めにクラウドPBXとはどのようなサービスなのかご紹介致します。 従来使用していたビジネスフォンは固定電話機と電話機を制御するPBX（主装置）がセットになったサービスです。

導入の際には、固定電話とPBXを利用する事務所などへ工事を行い設置する必要があります。利用出来る範囲は設置した場所のみとなるので新しい働き方であるテレワークなどでは利用ができません。

一方、クラウドPBXでは固定電話がスマートフォン・パソコンへ代わり、PBXはクラウド上の設置へとなります。

事務所などへ何も設置する必要がないので導入コストを大幅に抑えて簡単に導入することができます。スマホやパソコンにはアプリやソフトをインストールして利用します。クラウド上のPBXとインターネットを介して各機能を利用するので利用場所の制約がなく、在宅勤務中や外出中でも会社の電話を受けたり、会社番号で発信したりすることができます。

2.テレワーク中に感じたこと（電話対応）

私はテレワーク中に弊社のクラウドPBX「モッテル」を利用していますが使っていて感じたことがあります。

事務所勤務時と全く同じ電話環境

1つ目は事務所勤務と全く同じ電話対応の運用が出来ているという点です。事務所勤務時は業務の合間に電話対応を行っていて、私の担当する電話番号は他にも複数人の端末が鳴動していました。

実際に着信時は私含め複数人へ同時に着信し対応できる人が通話を開始すれば他の端末は鳴動が止んでいましたが、在宅勤務の今も全く同じ運用ができています。働く場所が事務所から自宅に変わっただけで電話対応は何も変わりませんでした。

WEB電話帳は便利

2つ目はWEB電話帳が意外と便利という点です。
モッテルでは標準でWEB電話帳を利用することができます。クラウドへ社員の内線番号や取引先の電話番号などを登録しておくとモッテルのスマホ用アプリ「MOT/Phone」から確認したり、そのまま発信したりすることができます。

個人の携帯をそのまま使用していたり、社用携帯を使用していた場合自身で登録していなければ電話帳にはないので在宅勤務時、急に連絡が必要になった際は困っていたと思います。しかし、モッテルの電話帳は管理者が登録・削除などを行えば全ての社員に反映されます。全社員の内線なども随時更新してくれるので急に初めての人へ連絡する場合でも問題なく連絡を取ることができます。

会社番号で発信できるので安心

3つ目は会社番号で対応できるので安心という点です。
モッテルではMOT/Phoneがインストールされたスマホから会社番号を使って発信することができます。発信できる番号は代表番号・部署の番号・個人直通の番号など設定をすれば複数から選択も出来ます。

個人のスマホからお客様へ連絡するのは今のご時世何があるかわからないので不安ですが、会社番号で対応できれば安心です。また、会社番号で対応すれば休日などの対応を留守電や休日に出勤しているサポート担当に着信、あるいは電話代行へ転送など会社として統一した対応をとることができます。個人のスマホや社用携帯では直接自分の端末へ着信してしまうので休日に対応を行いたくない場合でも、クレームに繋がる恐れもありますので対応しなければならなかったり公私のバランスが崩れることになります。

休みの日に電話がかかってくることも

4つ目はデメリットになりますが、有給などの日に電話がかかってくることがある点です。
場所や時間の制約がなく便利に使える一方で、いつでも着信してしまうという問題があります。これは、アプリ側で何も対処していない訳ではなく、しっかりアプリ内に全ての着信を拒否する設定がありますので有給の際などでは設定を行うと着信が来ないようになります。

クラウド電話「モッテル」の詳細はこちら  

3.テレワーク中に感じたこと（電話対応以外）

テレワークの業務は電話対応だけではありません。普段行っている業務はどう継続するか？勤務時間の管理は？などテレワークを行うには様々な懸念事項がありますが、モッテルは豊富なオプションで対応しています。

普段の業務の継続

日々行っている業務は電話対応以外の方が多く、その業務をどのように継続するかというのはテレワークを行う上でも重要な要素です。モッテルでは社内で使用しているパソコンへ自宅のパソコンから遠隔でアクセスできるツール（VALTEC SWAN）をオプションとして利用することができます。

私もこのツールを使って業務を行っていますが、事務所に勤務していた際と同じ業務ができています。例えば、この記事も社内のパソコンにあるWordやillustratorを使用しています。自宅のパソコンのために別途アカウントの契約やインストールは不要で社内で使っているソフトなどをそのまま使用することができます。自宅のパソコンには社内のパソコンの画面が転送され、直接操作ができます。

勤務時間の管理

事務所勤務時はタイムカードなどで勤務時間を管理している場合が多いですが、テレワークでは出来ません。
モッテルではスマホやパソコンから勤務時間を打刻できるクラウドタイプの勤怠ツールが用意されています。

スマホでは勤務時間だけでなくGPSによる位置情報も記録できるので不正防止に効果があります。テレワークでは終業時間の管理も難しいですがモッテルの勤怠ツールでは定時後に退勤していない社員のMOT/Phoneへ着信にて退勤を促すアナウンスを流すことができます。無駄な残業の抑制に役立てることができます。

また、勤務時間だけでなく有給休暇の残日数なども管理できます。アルバイト社員の時間給や社員の時差出勤・フレックス勤務など細かい設定もできるのでテレワーク以外の新しい働き方にも対応しています。

4.まとめ

テレワーク中にクラウドPBXを利用することはメリットもデメリットもありましたが従来のビジネスフォンでは既に対応が限界にきています。

クラウドPBXを利用すればテレワーク中でも事務所勤務時と同じ電話対応が可能になります。ここでご紹介した使い方以外にも在宅勤務の社員が会社番号を使って電話営業を行ったり、簡易コールセンターのオペレーターとしてお電話を受けたりすることも可能です。 テレワークの電話でお悩みの際はクラウドPBXの検討をしてみてはいかがでしょうか？